Реальные проекты в BCIT. Часть 1. Осенний проект.

Привет всем!

Во время второго курса на программе Операционного Менеджмента в BCIT студенты делают два проекта в реальной компании и об этом я писала подробно вот здесь. Сейчас же я немного напишу о впечатлениях от этих проектов.

Часть 1. Мой первый осенний проект. Наш план спасения.

Мой первый осенний проект был в компании, которая производит лекарства. Первостепенные симптомы были в том, что в компании вечно не хватало каких-то ингредиентов, и приходилось останавливать или задерживать производство. Закупщики не успевали закупать во время в то время, как на складе не хватало места для хранения ингредиентов. Нужна была система, которая бы могла контролировать все сроки и говорила бы, когда нужно закупать. Компания начинала внедрять новую компьютерную систему управления предприятием (ERP - Enterprise Resource Planning system). И они хотели, чтобы студенты помогли разобраться с параметрами для настройки этой системы.

Мы ходили на работу один день в неделю по средам в течении всего осеннего семестра. А в остальные дни нужно было ходить на остальные 7 курсов в BCIT. Так как проект был громоздкий, разумеется, работали над ним и в другие дни в перерывах в школе и после учебы, и в выходные дни! Мне же казалось, что я продолжала думать про него вообще постоянно! :)

Я хорошо помню первый день, когда мы ехали втроем на машине на предприятие и общались между собой. Я говорю: "Ребята, я не знаю, как вы... А мне до конца не понятно, что же мы вообще там будем делать...". Девчонка с нашей команды сказала: "Да, по-моему тут все ясно, нам нужно будет просто провести кучу расчетов для всех их ингредиентов, как они и хотят, для введение параметров в систему"... "Не..." - я говорю: "Все это не может быть так просто, ведь нас всегда учили проводить глубокий анализ проблемы, прежде чем бросаться ее решать..."

Так начались наши рабочие дни... В первые две-три недели мы чувствовали себя некими сыщиками вроде Шерлока Хомса, так как мы ходили по разным отделам большого предприятия и проводить интервью с работниками. У каждого был свой взгляд на проблемы и свое видение. Было интересно наблюдать, как одни наговаривают на других. Но все пути в основном вели в отдел закупок, так как им как раз-таки и нужна была помощь.

Вспоминаю смешное правило, которому меня научил один бизнес консультант. Говорил мне, что если в компании проблемы - вините закупщика. А почему? Ну потому что, если производство стоит, то значит не вовремя закупил! Если что-то на складе испортилось - купил слишком рано или слишком много! :)

В тот семестр был действительно очень тяжелый, и ко всему напряжению еще добавилась поездка на конференцию в Лас-Вегас в конце октября. На конференции я встретила несколько интересных консультантов, с которыми мы пообщались про мой проект. Одна женщина мне тогда сказала, что очень много компаний стараются решать свои проблемы установкой компьютерных систем. Установка этих систем не решает проблем, так как система ставится на все тот же болной процесс. После возвращения с конференции и сдачи всех промежуточных экзаменов нужно было наконец-то понять, что за проблему мы вообще стараемся решить в этом проекте?! Все в нашей команде были в большой растерянности и мы даже попросили дополнительных встреч с нашими преподавателями, которые нас курировали.

В связи со сменой систем и неразберихой в компании, где мы работали, у нас  не было никаких данных по прежним объемам закупок. Клиент говорил, что знает, что нам нужно делать, но подсказывать не будет. Наши преподаватели на наших встречах как будто-то бы только подшучивали над нами, наблюдая наши терзания и растерянность. Я хорошо помню, как они улыбались, когда мы задавали им вопросы, но не давали нам никаких ответов. Они хотели, чтобы мы нашли корень проблемы сами.

Кроме вышеупомянутых сложностей была еще более серьезная проблема - у нас не ладились отношения в команде. Мы часто не могли найти общий язык с одной девчонкой. И работа не шла. Если кто-то все еще думает, что реальные командные проекты в BCIT прежде всего учат реальному опыту в компаниях, то он ошибается. Эти проекты, прежде всего, учат работать с людьми. И зачастую, успех проекта зависит только о того, на сколько ребята в команде научатся эффективно работать вместе. Я почувствовала наши трения изначально и поняла, что у нас впереди будут большие испытания.

В середине ноября после многих часов размышления над проблемами нашей компании у меня наступило осознание того, что нас позвали решать не корневую причину всех проблем. В операционном менеджменте есть такой анализ, который называется 5 Why (5  Почему). Это когда ты начинаешь думать над симптомом проблемы и спрашиваешь себя, почему этот симптом происходит. Затем отвечаешь на вопрос и спрашиваешь себя снова. И так 5 раз. Обычно при 5 ответе находишь корневую причину. Наш клиент позвал нас решать симптом, который находился лишь на 4м уровне и не был корневым.

Когда я все это поняла и корень проблемы был ясен. У меня наступил момент глубокого уважения к операционному менеджменту. Можно быстро лечить симптомы и ставить заплатки. Однако очень важно найти реальную проблему и вылечить источник. Момент истины, момент когда крепкий орешек был расколот, произвел на меня очень большое впечатление... До такой степени, что я бегала по второму этажу нашей бизнес школы и благодарила наших преподавателей за то, что они нас мучили.

Корневая причина состояла в том, что клиент пытался применить один и тот же метод закупок для всех груп ингредиентов. Этот подход был координально неверным, и наш проект свелся к тому, что мы должны были объяснить это клиенту. Мы построили детальную карту закупочного процесса в компании и провели анализ, а также распознали различные риски в этом процессе, которые варьировались для разных групп ингредиентов. Мы пришли к выводу, что компании необходимо провести анализ и разделить все ингедиенты по группам в зависимости от схожих рисков. Мы придумали и разработали матрицу рисков, которая бы помогла компании разделить все игредиенты по разным группам и применить для разных групп разные методы закупок.

Все это было хорошо, но было одно но... До всего этого мы дошли слишком поздно, уже в декабре.

И вот когда моя команда совсем упала духом, и мы реально были в жуткой ситуации, и до конца проекта оставались считанные дни... Хоть все решения были найдены, впереди было очень много работы - написание подробного отчета и презентация. Настроение было ниже плинтуса. Надо было найти что-то, что могло вдохновить нас и дать нам второе дыхание... Один мой замечательный инструктор, Ричард, сказал мне: "Лена, тебе нужно научится говорить на языке понятным для других людей, а точнее научится говорить на их языке..." Что он имел ввиду?? Он также сказал... "Лена - будь лидером..."

У меня был последний выходной перед последней неделей. Вот я и сделала эту картинку и наш план спасения на 5 страниц с пошаговым планом завершения проекта...

Объясняю картинку:

Есть свет в конце туннеля... Свет - это сила... Физическая фомула силы света... E=hv.... В конце туннеля кошка в виде этой форулы Аш-нюшка... Это символ нашего физического факультет в СПбГУ, где я училась...

А почему тут кошка??? Потому что название компании, в которой мы работали - Даша... (названия изменены). Удивительное совпадение, но такое же имя кошки моей сестренки... Фотка Даши на первом плане... Про эту кошку мы все конечно же знали изначально. А причем тут вооще все эти кошки???

Кошки и все что с ними связано - это единственный способ поднять настроение девчонке из нашей команды. Это человек обладает потрясающим интеллектом, но у него есть одно но... Она часто находится в пессимистическом настроении, и это влияет на производительность всей команды... Можно сказать дела не делаются, если у нее нет настроения...

Ну и Чип и Дейл спешат на помощь... Тут все понятно :) В той ситуации в которой оказалась моя команда за неделю до срока по проекту.. могли помочь только Чип и Дейл!!! :)

Кроме отчета моей партнерше по команде была куплена плюшевая кошка и и всем членам команды по мини плюшевой игрушке, которые стали нашими мини героями! Мини-игрушки были также выданы и нашим двум инструкторам, с которыми у нас была встреча и мы должны были им показать, как мы собираемся за оставшееся короткое время все успеть сделать...

Вы не представляете, что этот план спасения сделал с нашей командой... Такой невероятный прогресс мы сделали за неделю до окончания всех сроков по написанию отчета... Да мы провели 3 вечера подряд до 10 в институте и работали и из дома и где только могли... Но мы все сделали и сделали это на высоком уровне!

Мы также провели очень успешную презентацию, которая началась со слов, что каждую среду, когда мы приходили на работу был солнечный день, а в другие дни было пасмурно. И когда мы рассказали об этом системному администратору, он сказал, чтобы мы тогда и не уходили. Все над этим посмеялись :)

Один из слайдов, который мы включили в нашу презентацию говорил о том, что мы все здесь понимаем, что компьютерная система не может решить всех проблем. Как раз об этом я говорила с людьми на конференции и чуть позже написала небольшую статью для нашей студенческой газеты после посещения профессиональной встречи.

ERP решит все проблемы? Один, Два, Три. Все проблемы будут решены с помощью ERP.

Я смотрю назад и не верю, что наша команда смогла преодолеть за все это время... Через какие терзания и испытания нам пришлось пройти... Я помню, как я много раз теряла веру в то, что мы вообще проект закончим... А какой упадок духом царил у нас в команде из-за нетривиальной загадки и проблемы компании, на разгадку которой у нас ушло 75% времени всего проекта..

Сколько ушло недель только на то, чтобы притереться друг к другу и начать говорить на одном языке... После такого опыта я могу сказать, что BCIT - это школа не о том, как выучится самому, а больше о том, как научится работать с людьми, и этот опыт уникален. Я приклоняюсь перед отдачей наших преподавателей и чистосердечно благодарна им за все эти испытания, через которые нам пришлось пройти во время этого проекта.