Ms Google (мисс Гугл) - как я заслужила эту кличку в BCIT

Google's doodle - 76th Birthday of Roger Hargreaves: Little Miss Sunshine

Когда в сентябре 2009 года у меня началась учеба в BCIT, то было понятно одно - без самоорганизации будет очень тяжело продержаться два года. Столько всего сразу навалилось, что ни в сказке сказать, ни пером написать. Даже местные ребята были ошеломлены объемом работы, а что уж говорить о тех, у которых английский был совсем не первым языком.

На дне открытых дверей, где я была до этого в феврале того года, мне сказали, что студенты BCIT работают над множеством проектов в группах, что учит ребят работе вместе и ведению проектов от начала до конца. Мне это тогда страшным не показалось, ведь моя предыдущая работа в России была связана с ведением 5-8 проектов одновременно, где были задействованны люди даже из разных стран. Вроде все получалось неплохо.

Однако, когда мы только начали работать над первыми проектами в BCIT я поняла, что это координально другой опыт и нужна новая система, чтобы за всем уследить. Работа над учебными проектами в BCIT реально казалась сложнее, чем былая профессиональная работа, так как в данном случае нужно было не только заниматься курированием проектов, а ведь еще и выполнять самой много задач по каждому проекту и делать много другой домашней работы. Кто делает что, кто за что ответственный, какие у нас сроки по выполнению работ по каждому курсу, когда у нас следующая контрольная, экзамен, профессиональная встреча? К тому же на втором курсе прибавилось очень много задач в роли директора по связи с общественностью в клубе APICS BCIT. Как за этим всем можно было уследить и быть в состоянии все сделать во время?

Когда на первом курсе всех разделили на команды, я пришла домой радостная от того, что мне в команду попались классные ребята. Я начала думать, как же нам начать работать вместе, чтоб уследить за всем.

Дело в том, что только в BCIT меня научили, что чтобы провести толковую встречу по проекту нужно, оказывается, составить повестку дня (agenda), разделить роли на время проведения встречи (лидер, смотритель за временем, ведущий записи, наблюдатель и пр.)  А также важно составить список действий по окончанию встречи и кто за что ответственен.

В ощем, было ясно, что нужно как-то организовать удобную среду общения между всеми нами, чтобы не обмениваться бесконечными сообщениями по электронной почте. Я решила соорудить блог на Blogspot (блоги от Google), где мы сохраняли все повестки дня, список проектов над которыми мы работали и документы по этим проектам. Я особо не пользовалась блогами и документами Google до этого, но мне показалось, что это просто отличные инструменты для командной работы.

Первую нашу команду мы назвали Team beats. На нашем блоге мы публиковали заметки и разделяли их в разные проекты (категории на блоге). Когда нам нужно было составлять отчеты по каждому проекту мы использовали документы Google, которые позволяли нам всем одновременно писать в интернете свою часть отчета и видеть, что написали остальные. Поэтому можно было сразу сделать более логичный доклад, не писать об одном и том же и помогать друг другу советом в реальном времени.

Я просто научила ребят, которые работали со мной в одной команде, как всем этим пользоваться и мы все увидели, как это помогло нам организоваться. 

Кроме всего этого,  я для себя начала вести календарь Google, где я создала расписание нашего класса, и стала отдельным цветом отмечать сроки по домашним работам и командным проектам.  Мне просто понравилась идея, что этот календарь можно смотреть и на компьютере и на моем телефоне. Очень удобно. Потом я подумала, что будет здорово, если моя команда тоже сможет видеть этот календарь, так как у нас одни и те же занятия и сроки по сдаче проектов. Так как Google очень легко позволял делиться своим календарем с другими, то я просто вставила этот календарь в наш блог.

(красное - экзамены или домашние задания, зеленое - командные проекты или командные встречи)

К концу семестра у меня возникла идея, что если я делюсь этим календарем со своей командой, то почему бы не делится этим календарем со всем остальным классом? В ноябре на одном из занятий по Введению в Операционный Менеджмент я и староста нашего класса сделали объявление о том, что теперь у нашего класса есть веб сайт, на котором можно смотреть все сроки по нашим домашним заданиям, даты контрольных работ, экзаменов и пр. Мы решили что обновлять эту информацию мы теперь будем вместе.

Интересно, что во втором семестре, наши все команды были расформированы и мы все начали работать в новых командах. Люди поменялись и кто-то, кто работал со мной начал рассказывать о наших методах другим. С другой же стороны, другая команда рассказала мне про то, что они стали пользоваться программой Dropbox (зарегистрироваться). Эта программка позволяла завести себе в интернете флешку (выделенное место под хранение файлов). Можно было создавать файловую структуру и давать общий доступ твоим членам по команде к определенным папкам. Эта технология мне тогда тоже показалась очень интересной и мы со своей командой постарались начать ей пользоваться в следующем семестре.

К концу первого года, все мои одноклассники знали, что я поклонник последних технологий, которые облегчают командную работу. Все также знали, что я очень люблю Google за их позицию открывать множество возможностей для людей более продуктивно общаться и работать вместе. Ребята начали спрашивать, не работаю ли я, случайно, на Google, так как я постоянно пропагандировала все их технологии, включая более продвинутую почту Gmail и пр. Ребята, реально, стали подшучивать надо мной и говорить, что Google уже должен начать мне платить за это %)

После того, как мы все вернулись с летних каникул в сентябре 2010-го, несколько ребят перешли на Gmail, парочка ребят также купили телефоны с системой Андройд (от Google). А также мне мои одноклассники сказали, что были удивлены, что я за лето себе не сделала татуировку Google :)

До начала учебы в новом году я делала веб сайт для нашего студенческого клуба APICS BCIT, и разумеется, идея была перенести все наши календари на этот сайт. Так как у нас появился новый профессиональный сайт, я решила, что на нем уж точно должны быть инструкции, как настроить свой компьютер и телефон для того, чтобы календари с расписанием, домашним заданием и разными профессиональными встречами синхронизировать со всеми устройствами.  Я написала пошагавшее инструкции и приложила ссылки на существующие видео ролики на YouTube, которые объясняли как настроить разные устройства.

Так как в новом году к нам присоединялись первокурсники, то было бы просто непростительно не научить их пользоваться этими календарями тоже. Поэтому еще в конце августа я научила и попросила одного парнишку  с параллельного класса мне помочь и скопировать расписание для первокурсников в новые календари. Идея была, что так и наш параллельный класс тоже начнет пользоваться этим постепенно. 


На первой встрече второкурсников и первокурсников в сентябре мы сделали презентацию и сообщили, что теперь у программы Операционного Менеджмента есть свои календари с расписанием. Мы призывали первокурсников тоже присоединится к этому и искали ребят, которые бы начали публиковать сроки по домашним работам и экзаменам для своих классов. Конечно же, первокурсники ошарашенные от дикого потока информации о новых классах, о клубе APICS BCIT и еще о веб сайте, далеко не сразу начали всем этим пользоваться. 


Мы просто постепенно показывали им, как это помогает нам.  Мы говорили об этом на разных встречах, через общение по почте или в чате. Я просто показывала, как у меня все это работает на телефоне. Я также провела пару небольших учебных сессий для парочке ребят в кафешке в каникулы. К началу зимнего семестра все классы это освоили и начали пользоваться.

Зимой у первокурсников начинался первый курс и проект по улучшению бизнес процессов. Наш преподаватель по этому курсу, сказал мне, что он очень бы хотел, чтобы я для первокурсников объяснила, как мы пользовались документами Google для планирования нашего проекта в прошлом году и как мы вели все записи. 


Дело в том, что на моем первом осеннем проекте по улучшению бизнес процессов в настоящей компании наша команда вела все записи в документах Google. Это было очень удобно, так как мы проводили много интервью с разными людьми в компании и мы все трое делали записи. Чтобы не переписывать записи друг от друга, мы их сохраняли в одном месте - в онлайн документах Google в интернете. Так к концу проекта у нас были собраны все метерьялы. Более того, наш преподаватели были поражены, что пользуясь нашей структурой документов и поиском каждый из нашей команды мог найти записи от любого дня и увидеть, когда и с кем мы разговаривали и какую информацию получили от того человека. Для этого нам не надо было пересылать никакие электронные письма. Также и весь проект и вся документация по нему были в Google Docs и в Dropbox. Когда они это увидели, то они отстали от меня со своим требованием вести бумажные дневники. Главное - чтобы была система и она работала! Вот эта система была нами разработана и оказалось, что она была более эффективной чем прежняя. 


Именно поэтому мой преподаватель просил меня показать это все первокурсникам. Я пообещела своему преподавателю, что обязательно поделюсь этой информацией с ними. В январе я и мой одноклассник (и также президент клуба APICS BCIT) организовали семинар по обмену знаниями о том, как пользоваться Google Docs и в Dropbox. 


Я составила форму регистрации на этот семинар и мы пригласили всех студентов нашей программы, членов нашего клуба APICS BCIT и наших преподавателей. На семинар пришло много ребят и даже один наш преподаватель. 

Мой одноклассник начал рассказ с объяснения, как пользоваться Dropbox (зарегистрироваться). Нужно установить небольшую программку на свой компьютер и при появлении отдельной папки документов, можно давать доступ к этой папке другим членам команды. Все эти документы находятся на хранении в интернете и синхронизируются между всеми членами команды, кто присоединился к этой папке. Таким образом, все файлы по каждому проекту можно хранить в одном месте и не обмениваться бесконечными сообщениями по электронной почте. Эту программку также можно установить и на телефон и иметь доступ к файлам даже, когда рядом нет компьютера.



Я составила свою часть семинара про Google Docs таким образом, что каждый, кто пришел и зарегистрировался через форму в интернете мог принять участие в обучении в реальном времени. Ведь известно, что материал запоминается на много лучше, если сам проделаешь все шаги от начала и до конца. Идея была такая, что каждый составит в своих документах Google структуру папок по к будущему проекту по улучшению бизнес процессов Syncros.


Во время моего семинара ребята также подключились к одному и тому же документу Google и в реальном времени несколько человек видели, что пишет каждый в документе. В этом документе они должны были написать, почему они пришли на программу Операционного Менеджмента. Я им показала, что также они могут вместе писать один отчет и видеть, кто что написал. Изменения можно было откатать назад, если кто-то случайно что-то удалил. После того, как мы создали несколько документов вместе, научились удалять и переносить документы, я объяснила им как можно давать доступ к документам или целой папке друг дугу. И в конце я показала как создавать формы в интернете, которые можно использовать для регистрации на какое-то событие, проведения опроса или сбора какой-то информации. Мы решили не терять время зря и вспомнили, что наш преподаватель, который пришел на семинар, с утра хотел собрать информацию от всего нашего класса. Поэтому мы на этом примере соорудили простенькую форму и разослали ее всему классу. Все эти инструменты от Google позволяют улучшать и оптимизировать командную работу.

По окончанию семинара был небольшой конкурс. Я попросила, чтобы ребята сделали последнее задание и уже не подсказывала им ничего. По окончании задания они должны были пригласить меня присоединится к папке с созданной структурой по проекту и всеми документами, которые мы создали вместе. Первые двое, от кого я получила это приглашение и у кого было все сделано верно, получили призы!

Мы им выдали подарочные карты на $20 от кофашки Starbucks и  сертификаты об успешном окончании курса.

Тут был небольшой шаловливый подвох. Этот сертификат также давал им право обучать других ребят! :)

После проведения этого семинара одна девченка с нашего курса но из паралельного класса написала статью для нашего сайта и газеты о том, на сколько полезно было для нее сходить на этот семинар и на сколько теперь продуктивнее будет ее работа с ее командой. 

И также одна из первокурсниц передала мне замечательную открытку со словами благодарности.

Постепенно первокурсники начали меня называть Мисс Гугл (Ms Google) и это мне показалось очень забавным, что я даже подумала, что мне нужно будет сделать себе значок с этой кличкой на время проведения показательного мероприятия программы Операционного Менеджмента в апреле. 

Я очень много делала для этого мероприятия, так как это было очень интересно. Я работала в командах с несколькими ребятами. Больше всего мне пришлось делать для команд, которые демонстрировали технологию RFID (Radio-frequency identification (радиочастотная идентификация)) и другой команды, которая представляла, какие компьютерные технологии и курсы проходят студенты операционного менеджмента (IT in Operations Management). Также мы хотели показать, как мы используем все те же Dropbox и Google Docs. Поэтому я сделала короткую презентацию, которую я сначала отрепетировала в своем любимом клубе ораторского мастерства Тоустмастерс, а потом показала на этом мероприятии 13го апреля 2011 года. 

 

 

На эту встречу пришло много профессионалов, которых мы встречали на различных профессиональных встречах или в компаниях, где мы организовывали туры по предприятиям. Также пришли люди из компаний, где работали наши студенты на проектах осенью и весной. Некоторые из этих профессионалов уже слышали от нас о наших инновационных методах совместной работы, поэтому несомненно были заинтересованы в этой небольшой презентации тоже. 

Кроме этой презентации у нас было много других презентаций в этот день, включая две основные презентации по результатам проектов наших студентов в двух компаниях. После каждой презентации ведущий нашего мероприятия благодарил всех ребят, кто принимал участи в них, называл их имена и сообщал всем собравшимся, какие у каждого из ребят интересы в карьере. Если у кого-то оставались еще какие-то вопросы то можно было их задать после презентации. Таким образом, мне удалось познакомиться с очень интересным человеком в тот вечер. Еще с одним человеком мы встретились уже после окончания учебы, в конце мая, и я еще более детально показала некоторые вещи.


Когда я встречалась со своим преподавателем уже после выпускного, он мне вовсе не шутя сказал, что хочет, чтобы в следующем году я пришла и показала все эти штучки от Google следующему классу. Он сказал, что это будет оплачиваемая работа. Я тогда посмеялась над этим и сказала, что постараюсь, но понятно было, что я уже, скорее, буду работать. Более того, мне казалось, что никакой великой науки в этом не было. Я очень хорошо всему этому научила ребят, и они стали активно этим пользоваться. Более того, я провела очень много времени, передавая все дела новому директору по информационным технологиям APICS BCIT и не сомневалась, что мои последователи владеют информацией уж точно не хуже меня.


И что же вы думаете? В начале нового учебного года наши первокурсники ставшие уже второкурсниками присылают мне ссылку на эту статью о том, как они провели подобный семинар для нового поколения!

Для меня увидеть эту статью уже на их сайте было больше, чем подарком. Я была очень рада этому. Я еще весной надеялась, что это и произойдет. Я написала письмо своему преподавателю, что ему больше не нужно меня вызывать, процесс был налажен и прекрасно работал без моего участия. 


Сейчас у учеников и студентов открылось столько потрясающих возможностей благодаря новым технологиям. Студенты проще схватывают все новое и более открыты к эксперементам. Технологии не стоят на месте, и уже с момента окончания моей учебы я нашла много других интересных интернет-программ, которые могли бы облегчить работу многих людей в компаниях и сократить бесконечный обмен электронными письмами. К сожалению, все эти технологии на много медленнее появляются в компаниях из-за многих ограничений, связанных с безопасностью данных в интернете. Это сдерживает развитие многих компаний, организаций и целых областей. 


Когда меня ребята спрашивали, почему я так люблю Google. Я говорила им, потому что мне нравится их интеграция разных очень полезных услуг и их желание открыть множество возможностей для других людей. Вы знаете, почему эта компания такая успешная? Я не могу это проверить и утверждать. Но, на мой взгляд, они создали множество этих удобных программ для совместной работы для себя самих же. Они все это проверили на удобстве работы между собой. В этой компании очень широко развита командная работа, и чтобы успешно работать в команде, им нужны были все эти инструменты. Мне кажется, что когда в компании есть все для того, чтобы успешно работать вместе и делиться информацией друг с другом, что всегда нравится и привлекает талантливых людей, тогда у компании непременно есть конкурентное преимущество. Так как эти люди быстрее могут принимать важные решения и работать более слаженно над каждым новым проектом.


Очень забавно, что ребята дали мне кличку Ms Google (мисс Гугл). Я хотела написать эту заметку, чтобы помнить об этом. А также еще и для того, чтобы другие люди узнали, о том какие возможности предоставляют современные технологии и это только начало! Все это будет еще больше развиваться в будущем особенно с ростом популярности социальных сетей. Желаю каждому разглядеть эти возможности и придумать, как ими воспользоваться! Будьте открыты, любознательны, изобретательны и не бойтесь изменять вековые вещи и изменятся самим! А также помогайте другим увидеть пользу в этом!


Как обычно, всем желаю отличного настроения!!!