Saturday, December 31, 2011

С Новым 2012 Годом!

Поздравляем всех с Новым Годом!


Желаем всем побольше проводить время активно и весело всей семьей и с друзьями на открытом воздухе!


Желаем громкого застолья, веселых тостов друзей, танцев до упаду, гулянок до утра.


Желаем здоровья и радости, смеха и веселья и как всегда хорошего настроения! 
Каждый день в Новом 2012 Году!


Саша и Лена.

Saturday, December 17, 2011

Ms Google (мисс Гугл) - как я заслужила эту кличку в BCIT

Google's doodle - 76th Birthday of Roger Hargreaves: Little Miss Sunshine
Когда в сентябре 2009 года у меня началась учеба в BCIT, то было понятно одно - без самоорганизации будет очень тяжело продержаться два года. Столько всего сразу навалилось, что ни в сказке сказать, ни пером написать. Даже местные ребята были ошеломлены объемом работы, а что уж говорить о тех, у которых английский был совсем не первым языком.

На дне открытых дверей, где я была до этого в феврале того года, мне сказали, что студенты BCIT работают над множеством проектов в группах, что учит ребят работе вместе и ведению проектов от начала до конца. Мне это тогда страшным не показалось, ведь моя предыдущая работа в России была связана с ведением 5-8 проектов одновременно, где были задействованны люди даже из разных стран. Вроде все получалось неплохо.

Однако, когда мы только начали работать над первыми проектами в BCIT я поняла, что это координально другой опыт и нужна новая система, чтобы за всем уследить. Работа над учебными проектами в BCIT реально казалась сложнее, чем былая профессиональная работа, так как в данном случае нужно было не только заниматься курированием проектов, а ведь еще и выполнять самой много задач по каждому проекту и делать много другой домашней работы. Кто делает что, кто за что ответственный, какие у нас сроки по выполнению работ по каждому курсу, когда у нас следующая контрольная, экзамен, профессиональная встреча? К тому же на втором курсе прибавилось очень много задач в роли директора по связи с общественностью в клубе APICS BCIT. Как за этим всем можно было уследить и быть в состоянии все сделать во время?

Когда на первом курсе всех разделили на команды, я пришла домой радостная от того, что мне в команду попались классные ребята. Я начала думать, как же нам начать работать вместе, чтоб уследить за всем.

Дело в том, что только в BCIT меня научили, что чтобы провести толковую встречу по проекту нужно, оказывается, составить повестку дня (agenda), разделить роли на время проведения встречи (лидер, смотритель за временем, ведущий записи, наблюдатель и пр.)  А также важно составить список действий по окончанию встречи и кто за что ответственен.

В ощем, было ясно, что нужно как-то организовать удобную среду общения между всеми нами, чтобы не обмениваться бесконечными сообщениями по электронной почте. Я решила соорудить блог на Blogspot (блоги от Google), где мы сохраняли все повестки дня, список проектов над которыми мы работали и документы по этим проектам. Я особо не пользовалась блогами и документами Google до этого, но мне показалось, что это просто отличные инструменты для командной работы.

Первую нашу команду мы назвали Team beats. На нашем блоге мы публиковали заметки и разделяли их в разные проекты (категории на блоге). Когда нам нужно было составлять отчеты по каждому проекту мы использовали документы Google, которые позволяли нам всем одновременно писать в интернете свою часть отчета и видеть, что написали остальные. Поэтому можно было сразу сделать более логичный доклад, не писать об одном и том же и помогать друг другу советом в реальном времени.



Я просто научила ребят, которые работали со мной в одной команде, как всем этим пользоваться и мы все увидели, как это помогло нам организоваться. 

Кроме всего этого,  я для себя начала вести календарь Google, где я создала расписание нашего класса, и стала отдельным цветом отмечать сроки по домашним работам и командным проектам.  Мне просто понравилась идея, что этот календарь можно смотреть и на компьютере и на моем телефоне. Очень удобно. Потом я подумала, что будет здорово, если моя команда тоже сможет видеть этот календарь, так как у нас одни и те же занятия и сроки по сдаче проектов. Так как Google очень легко позволял делиться своим календарем с другими, то я просто вставила этот календарь в наш блог.

(красное - экзамены или домашние задания, зеленое - командные проекты или командные встречи)

К концу семестра у меня возникла идея, что если я делюсь этим календарем со своей командой, то почему бы не делится этим календарем со всем остальным классом? В ноябре на одном из занятий по Введению в Операционный Менеджмент я и староста нашего класса сделали объявление о том, что теперь у нашего класса есть веб сайт, на котором можно смотреть все сроки по нашим домашним заданиям, даты контрольных работ, экзаменов и пр. Мы решили что обновлять эту информацию мы теперь будем вместе.




Интересно, что во втором семестре, наши все команды были расформированы и мы все начали работать в новых командах. Люди поменялись и кто-то, кто работал со мной начал рассказывать о наших методах другим. С другой же стороны, другая команда рассказала мне про то, что они стали пользоваться программой Dropbox (зарегистрироваться). Эта программка позволяла завести себе в интернете флешку (выделенное место под хранение файлов). Можно было создавать файловую структуру и давать общий доступ твоим членам по команде к определенным папкам. Эта технология мне тогда тоже показалась очень интересной и мы со своей командой постарались начать ей пользоваться в следующем семестре.

К концу первого года, все мои одноклассники знали, что я поклонник последних технологий, которые облегчают командную работу. Все также знали, что я очень люблю Google за их позицию открывать множество возможностей для людей более продуктивно общаться и работать вместе. Ребята начали спрашивать, не работаю ли я, случайно, на Google, так как я постоянно пропагандировала все их технологии, включая более продвинутую почту Gmail и пр. Ребята, реально, стали подшучивать надо мной и говорить, что Google уже должен начать мне платить за это %)

После того, как мы все вернулись с летних каникул в сентябре 2010-го, несколько ребят перешли на Gmail, парочка ребят также купили телефоны с системой Андройд (от Google). А также мне мои одноклассники сказали, что были удивлены, что я за лето себе не сделала татуировку Google :)


До начала учебы в новом году я делала веб сайт для нашего студенческого клуба APICS BCIT, и разумеется, идея была перенести все наши календари на этот сайт. Так как у нас появился новый профессиональный сайт, я решила, что на нем уж точно должны быть инструкции, как настроить свой компьютер и телефон для того, чтобы календари с расписанием, домашним заданием и разными профессиональными встречами синхронизировать со всеми устройствами.  Я написала пошагавшее инструкции и приложила ссылки на существующие видео ролики на YouTube, которые объясняли как настроить разные устройства.




Так как в новом году к нам присоединялись первокурсники, то было бы просто непростительно не научить их пользоваться этими календарями тоже. Поэтому еще в конце августа я научила и попросила одного парнишку  с параллельного класса мне помочь и скопировать расписание для первокурсников в новые календари. Идея была, что так и наш параллельный класс тоже начнет пользоваться этим постепенно. 


На первой встрече второкурсников и первокурсников в сентябре мы сделали презентацию и сообщили, что теперь у программы Операционного Менеджмента есть свои календари с расписанием. Мы призывали первокурсников тоже присоединится к этому и искали ребят, которые бы начали публиковать сроки по домашним работам и экзаменам для своих классов. Конечно же, первокурсники ошарашенные от дикого потока информации о новых классах, о клубе APICS BCIT и еще о веб сайте, далеко не сразу начали всем этим пользоваться. 


Мы просто постепенно показывали им, как это помогает нам.  Мы говорили об этом на разных встречах, через общение по почте или в чате. Я просто показывала, как у меня все это работает на телефоне. Я также провела пару небольших учебных сессий для парочке ребят в кафешке в каникулы. К началу зимнего семестра все классы это освоили и начали пользоваться.




Зимой у первокурсников начинался первый курс и проект по улучшению бизнес процессов. Наш преподаватель по этому курсу, сказал мне, что он очень бы хотел, чтобы я для первокурсников объяснила, как мы пользовались документами Google для планирования нашего проекта в прошлом году и как мы вели все записи. 


Дело в том, что на моем первом осеннем проекте по улучшению бизнес процессов в настоящей компании наша команда вела все записи в документах Google. Это было очень удобно, так как мы проводили много интервью с разными людьми в компании и мы все трое делали записи. Чтобы не переписывать записи друг от друга, мы их сохраняли в одном месте - в онлайн документах Google в интернете. Так к концу проекта у нас были собраны все метерьялы. Более того, наш преподаватели были поражены, что пользуясь нашей структурой документов и поиском каждый из нашей команды мог найти записи от любого дня и увидеть, когда и с кем мы разговаривали и какую информацию получили от того человека. Для этого нам не надо было пересылать никакие электронные письма. Также и весь проект и вся документация по нему были в Google Docs и в Dropbox. Когда они это увидели, то они отстали от меня со своим требованием вести бумажные дневники. Главное - чтобы была система и она работала! Вот эта система была нами разработана и оказалось, что она была более эффективной чем прежняя. 


Именно поэтому мой преподаватель просил меня показать это все первокурсникам. Я пообещела своему преподавателю, что обязательно поделюсь этой информацией с ними. В январе я и мой одноклассник (и также президент клуба APICS BCIT) организовали семинар по обмену знаниями о том, как пользоваться Google Docs и в Dropbox. 


Я составила форму регистрации на этот семинар и мы пригласили всех студентов нашей программы, членов нашего клуба APICS BCIT и наших преподавателей. На семинар пришло много ребят и даже один наш преподаватель. 


Мой одноклассник начал рассказ с объяснения, как пользоваться Dropbox (зарегистрироваться). Нужно установить небольшую программку на свой компьютер и при появлении отдельной папки документов, можно давать доступ к этой папке другим членам команды. Все эти документы находятся на хранении в интернете и синхронизируются между всеми членами команды, кто присоединился к этой папке. Таким образом, все файлы по каждому проекту можно хранить в одном месте и не обмениваться бесконечными сообщениями по электронной почте. Эту программку также можно установить и на телефон и иметь доступ к файлам даже, когда рядом нет компьютера.



Я составила свою часть семинара про Google Docs таким образом, что каждый, кто пришел и зарегистрировался через форму в интернете мог принять участие в обучении в реальном времени. Ведь известно, что материал запоминается на много лучше, если сам проделаешь все шаги от начала и до конца. Идея была такая, что каждый составит в своих документах Google структуру папок по к будущему проекту по улучшению бизнес процессов Syncros.


Во время моего семинара ребята также подключились к одному и тому же документу Google и в реальном времени несколько человек видели, что пишет каждый в документе. В этом документе они должны были написать, почему они пришли на программу Операционного Менеджмента. Я им показала, что также они могут вместе писать один отчет и видеть, кто что написал. Изменения можно было откатать назад, если кто-то случайно что-то удалил. После того, как мы создали несколько документов вместе, научились удалять и переносить документы, я объяснила им как можно давать доступ к документам или целой папке друг дугу. И в конце я показала как создавать формы в интернете, которые можно использовать для регистрации на какое-то событие, проведения опроса или сбора какой-то информации. Мы решили не терять время зря и вспомнили, что наш преподаватель, который пришел на семинар, с утра хотел собрать информацию от всего нашего класса. Поэтому мы на этом примере соорудили простенькую форму и разослали ее всему классу. Все эти инструменты от Google позволяют улучшать и оптимизировать командную работу.

По окончанию семинара был небольшой конкурс. Я попросила, чтобы ребята сделали последнее задание и уже не подсказывала им ничего. По окончании задания они должны были пригласить меня присоединится к папке с созданной структурой по проекту и всеми документами, которые мы создали вместе. Первые двое, от кого я получила это приглашение и у кого было все сделано верно, получили призы!

Мы им выдали подарочные карты на $20 от кофашки Starbucks и  сертификаты об успешном окончании курса.
Тут был небольшой шаловливый подвох. Этот сертификат также давал им право обучать других ребят! :)

После проведения этого семинара одна девченка с нашего курса но из паралельного класса написала статью для нашего сайта и газеты о том, на сколько полезно было для нее сходить на этот семинар и на сколько теперь продуктивнее будет ее работа с ее командой. 


И также одна из первокурсниц передала мне замечательную открытку со словами благодарности.

Постепенно первокурсники начали меня называть Мисс Гугл (Ms Google) и это мне показалось очень забавным, что я даже подумала, что мне нужно будет сделать себе значок с этой кличкой на время проведения показательного мероприятия программы Операционного Менеджмента в апреле. 

Я очень много делала для этого мероприятия, так как это было очень интересно. Я работала в командах с несколькими ребятами. Больше всего мне пришлось делать для команд, которые демонстрировали технологию RFID (Radio-frequency identification (радиочастотная идентификация)) и другой команды, которая представляла, какие компьютерные технологии и курсы проходят студенты операционного менеджмента (IT in Operations Management). Также мы хотели показать, как мы используем все те же Dropbox и Google Docs. Поэтому я сделала короткую презентацию, которую я сначала отрепетировала в своем любимом клубе ораторского мастерства Тоустмастерс, а потом показала на этом мероприятии 13го апреля 2011 года. 

 

 

На эту встречу пришло много профессионалов, которых мы встречали на различных профессиональных встречах или в компаниях, где мы организовывали туры по предприятиям. Также пришли люди из компаний, где работали наши студенты на проектах осенью и весной. Некоторые из этих профессионалов уже слышали от нас о наших инновационных методах совместной работы, поэтому несомненно были заинтересованы в этой небольшой презентации тоже. 





Кроме этой презентации у нас было много других презентаций в этот день, включая две основные презентации по результатам проектов наших студентов в двух компаниях. После каждой презентации ведущий нашего мероприятия благодарил всех ребят, кто принимал участи в них, называл их имена и сообщал всем собравшимся, какие у каждого из ребят интересы в карьере. Если у кого-то оставались еще какие-то вопросы то можно было их задать после презентации. Таким образом, мне удалось познакомиться с очень интересным человеком в тот вечер. Еще с одним человеком мы встретились уже после окончания учебы, в конце мая, и я еще более детально показала некоторые вещи.


Когда я встречалась со своим преподавателем уже после выпускного, он мне вовсе не шутя сказал, что хочет, чтобы в следующем году я пришла и показала все эти штучки от Google следующему классу. Он сказал, что это будет оплачиваемая работа. Я тогда посмеялась над этим и сказала, что постараюсь, но понятно было, что я уже, скорее, буду работать. Более того, мне казалось, что никакой великой науки в этом не было. Я очень хорошо всему этому научила ребят, и они стали активно этим пользоваться. Более того, я провела очень много времени, передавая все дела новому директору по информационным технологиям APICS BCIT и не сомневалась, что мои последователи владеют информацией уж точно не хуже меня.


И что же вы думаете? В начале нового учебного года наши первокурсники ставшие уже второкурсниками присылают мне ссылку на эту статью о том, как они провели подобный семинар для нового поколения!



Для меня увидеть эту статью уже на их сайте было больше, чем подарком. Я была очень рада этому. Я еще весной надеялась, что это и произойдет. Я написала письмо своему преподавателю, что ему больше не нужно меня вызывать, процесс был налажен и прекрасно работал без моего участия. 


Сейчас у учеников и студентов открылось столько потрясающих возможностей благодаря новым технологиям. Студенты проще схватывают все новое и более открыты к эксперементам. Технологии не стоят на месте, и уже с момента окончания моей учебы я нашла много других интересных интернет-программ, которые могли бы облегчить работу многих людей в компаниях и сократить бесконечный обмен электронными письмами. К сожалению, все эти технологии на много медленнее появляются в компаниях из-за многих ограничений, связанных с безопасностью данных в интернете. Это сдерживает развитие многих компаний, организаций и целых областей. 


Когда меня ребята спрашивали, почему я так люблю Google. Я говорила им, потому что мне нравится их интеграция разных очень полезных услуг и их желание открыть множество возможностей для других людей. Вы знаете, почему эта компания такая успешная? Я не могу это проверить и утверждать. Но, на мой взгляд, они создали множество этих удобных программ для совместной работы для себя самих же. Они все это проверили на удобстве работы между собой. В этой компании очень широко развита командная работа, и чтобы успешно работать в команде, им нужны были все эти инструменты. Мне кажется, что когда в компании есть все для того, чтобы успешно работать вместе и делиться информацией друг с другом, что всегда нравится и привлекает талантливых людей, тогда у компании непременно есть конкурентное преимущество. Так как эти люди быстрее могут принимать важные решения и работать более слаженно над каждым новым проектом.


Очень забавно, что ребята дали мне кличку Ms Google (мисс Гугл). Я хотела написать эту заметку, чтобы помнить об этом. А также еще и для того, чтобы другие люди узнали, о том какие возможности предоставляют современные технологии и это только начало! Все это будет еще больше развиваться в будущем особенно с ростом популярности социальных сетей. Желаю каждому разглядеть эти возможности и придумать, как ими воспользоваться! Будьте открыты, любознательны, изобретательны и не бойтесь изменять вековые вещи и изменятся самим! А также помогайте другим увидеть пользу в этом!


Как обычно, всем желаю отличного настроения!!!

Saturday, December 10, 2011

Студенческий клуб APICS BCIT. Поставленные цели и успехи. Какой во всем этом был смысл?

Ура! У меня есть время написать очередную заметку. Работа есть. Профессиональный экзамен сдан. Последнюю профессиональную встречу Американского Сообщества по Качеству (ASQ) в этом году провели во вторник на этой неделе. Собрали $300 в помощь некоммерческой организации и кучу продуктов для благотворительного продовольственного фонда Ванкувера. Наконец-то, можно немного передохнуть и насладиться предновогодними деньками, а также сходить аж на две свадьбы друзей! :) Ну а пока что можно написать очередную заметку!

Почему эта заметка полезна для читателей

Итак, сегодня я пишу про студенческий клуб APICS BCIT. Для того, чтобы было понятно, как эта тема может быть полезной для читателей блога, сразу же уточню, что все что будет описано ниже можно применить к любому другому студенческому клубу или профессиональной ассоциации, в которой вы можете состоять. В Канаде много профессиональных ассоциаций, которые связаны с той или иной профессией. Если для вашей профессии есть местная профессиональная организация, то это хорошая возможность для вас найти людей для общения, наладить связи, повысить свою квалификацию и научится многому новому.

У студентов еще больше таких возможностей, так как в стенах университетов, институтов и колледжей всегда полно всяких студенческих организаций, которые предлагают студентам большое разнообразие мероприятий и проектов, в которых можно участвовать. В этой заметке я уже писала, что с первого дня в BCIT я читала каждое объявление на досках в холлах и у меня разбегались глаза, и даже тяжело было принять решение, на какое мероприятие пойти, и во что бросить свои усилия.


APICS BCIT - это профессиональный клуб APICS для студентов BCIT  

Так завелось, что студенты операционного менеджмента имели свой маленький клуб APICS BCIT, который не был особо известен за пределами нашей программы. APICS расшифровывается Advancing Productivity Innovation and Competitive Success (Улучшение Производительности, Инновации и Успех в Конкурентной Борьбе). APICS - это известная ассоциация для профессионалов в сфере операционного менеджмента. При BCIT у нас была возможность иметь студенческий клуб этой организации. 

Знакомство с клубом. Какой в нем смысл?

Когда я начала учиться, меня и других моих одноклассников познакомили с этим клубом второкурсники и сразу же постарались нас в него завлечь и предложить разные роли. На первой же встрече мне очень не понравилась фраза лидера этого клуба, который просил нас взять на себя какие-то обязанности, толком не объяснив смысл клуба. Его довод был следующий - чем больше людей разделит разные обязанности, тем меньше делать придется каждому. Меня такая политика не вдохновила сразу же. Уже через пару месяцев больше никто не собирался на встречи клуба и особо не понимал, а в чем был смысл? Разделять какие-то обязанности и работы? 

Все благополучно забыли про клуб, и только уже к концу первого учебного года лидер клуба организовал тур по местному производству. Это показалось очень ценным, но в целом мне было невыносимо грустно наблюдать, как неправильно было все изначально организовано, и я даже не могла не сдержать моего разочарования и сказала тем ребятам, что они потеряли наш интерес в самом начале.

Новая жизнь клуба 

Ко мне подошел президент этого клуба в марте 2010го и попросил меня пообщаться с моими одноклассниками и попросить их все же взять позиции в клубе. Дело обстояло следующим образом. Второкурсники выпускались и если бы лидерские роли не были переданы, то это означало бы закрытие клуба. У меня были очень большие сомнения, что в тот момент можно было что-то сделать из-за опустившейся ниже плинтуса репутации клуба, но я сказала президенту клуба, что я постараюсь помочь. У меня с первого дня учебы было глубокое понимание того, что я наконец-то изучаю то, к чему у меня есть склонность и то, чем бы мне хотелось заниматься в своей жизни. У меня развилась такая любовь к моей новой профессии, что мне очень хотелось, чтобы и остальные ребята в моем классе поняли, на сколько нам всем повезло оказаться на программе Операционного Менеджмента и как важны те знания, которые мы там получаем.

Я собрала ребят из своего класса и постаралась их заинтересовать. У всех было довольно много сомнений, так как пользы особой никто от клуба не видел. Я сказала, что мы сможем сделать этот клуб таким, каким мы хотим его видеть. Мне пришлось поговорить лично с несколькими одноклассниками и объяснить каждому, какая будет польза ему или ей от этого. В общем, подстрекла кого могла, но кто-то и сам вызвался. 

На выборы новой команды клуба пришло достаточно народу, чтобы передать клуб от второкурсников к первокурсникам. Выборы были у нас классные - без спора и без борьбы за какие-то позиции. Каждый взял ту позицию, которую хотел. Я была просто счастлива! Я взяла ту позицию, которая осталась самая последняя - позиция директора по связью с общественностью (Director of Communications). На тот момент я даже не предсталяла, что это была за позиция... Да это было и не важно! Самое главное - все остальные были счастливы и рады своим новым ролям. Это было очень важно для хорошего старта нашей новой команды из 7 человек.

Поставленные цели

На первую встречу нашей команды пришел наш преподаватель Ричард, который всегда активно продвигал идею этого клуба. Он сказал, что нам очень важно поставить перед собой несколько важных целей на год вперед и не распыляться на многое, так как нам будет и так очень тяжело с нашей напряженной учебой.

Мы сидели с ребятами и обсуждали, какая же должна быть основная цель у клуба, и какие у нашего клуба должны быть первостепенные задачи. Это мне напомнило заседание директоров, которые обсуждают стратегические цели компании. Мы все согласились с тем, что клуб, прежде всего, должен помогать студентам видеть взаимосвязь между учебой и будущей профессией. Мы думали, что если студенты смогут чаще бывать на профессиональных встречах и посещать туры по заводам и производствам, то у них будет более глубокое понимание того, зачем они вообще учатся, и как все эти навыки можно будет применить в реальной жизни. Мы также четко понимали, что нужно вовлекать больше студентов и для этого нужно было начинать продвигать клуб.

Вот эти 4 цели на год вперед мы поставили перед собой в начале мая 2010 года:
  • Создать удобный веб сайт, чтобы информировать студентов, преподавателей, а также всех других, кто заинтересован в деятельности клуба и его предстоящих мероприятиях
  • Организовать 4 тура по предприятиям, где студенты операционного менеджмента смогут увидеть те ценные навыки, которые они изучают в школе, и как они используются в рабочей среде
  • Опубликовать 4 газеты в течение учебного года, которые будут информировать студентов, преподавателей и всех других, заинтересованных в деятельности клуба, о предстоящих мероприятиях и достижениях членов клуба
  • Организовать заключительное мероприятие, которое продемонстрирует успехи программы операционного менеджмента и выпускной класс 2011 для будущих студентов и выпускников, для Ванкуверского профессионального клуба APICS и для будущих работодателей.
На момент создание этих целей, я уже примерно поняла, куда я вляпалась, так как задачи директора по связью с общественностью были очень четко привязана к двум большим целям, указанным выше. Но ради великой цели, я была на все согласна. К тому же, мой одноклассник и директор по маркетингу сказал, что поможет мне с созданием сайта и газеты.

Чтобы все эти цели не только были проговорены, но также и были закреплены нашими обязательствами, мы решили выпустить первую небольшую газету с результатами выборов, именами новых директоров и списком этих целей на будущий год. Тема первой газеты была - New Board - New Goals (Новая команда - Новые цели). Честно говоря, выпускать газету в конце учебного года было крайне тяжело из-за кучи контрольных и экзаменов в конце мая, но было важно сразу правильно задать тон. Мой друг, директор по маркетингу, разработал неплохой дизайн для газеты. Я собрала все наши метериалы в кучу, сделала небольшой кроссворд для большего интереса и также разработала анкету для сбора информации для будущего веб сайта. Важно было понять, что студенты хотят видеть на этом сайте, который мы решили смастерить за лето. Каждому, кто ответил на вопросы анкеты я принесла из дома русские шоколадные конфеты. 

Так родился наш клуб APICS BCIT 2010/2011 и  это было начало великолепного года и потрясающих возможностей для всех нас...

Решающий сентябрь

Когда мы все счастливые разбежались на каникулы в июне 2010, то последнее о чем, каждый хотел думать тогда, так это то, как нам подготовится к сентябрю. Однако, еще в середине июня на нескольких интервью на награду в Торонто я рассказала про свои предыдущие проекты и наш новый клуб APICS BCIT. Я также сказала, что мы должны за лето сделать веб сайт и выпустить газету в начале года, чтобы вдохновить первокурсников и вовлечь их в клуб с первых же дней. Я сказала, что там непременно будет статья "Прояви инициативу!"

После возвращения из всех наших летних поездок в августе 2010, я поняла, что нужно начинать готовится к сентябрю, иначе наша великая идея классного клуба накроется медным тазом. Было понятно, что как только мы начнем учиться, времени снова не будет не на что.

К сожалению мой друг, который мне собирался помочь с веб сайтом и газетой, попал в автомобильную аварию и кроме этого ему нелегко пришлось из-за некоторых потерь в его семье. Я поняла, что сентябрь для нас будет решающий, и начала реализовывать наши затеи в жизнь сама. Уверенность в том, что мы просто обязаны правильно начать год и нежелание повторять ошибок предыдущей команды заставили меня посвятить довольно много времени на создание сайта и этой важной первый газеты. Мы также встретились нашей командой и наметили несколько мероприятий, который наш клуб проведет в начале сентября. Здесь кратко описано начало учебного года.



Наша вторая газета была выпущена под темой Teamwork (командная работа), так как это было первое, что должен был познать любой, кто только начинал учиться в BCIT. Так как клуб отдыхал на каникулах и материалов для газеты было мало, то я просто провела несколько интервью с выпускниками нашей программы и попросила их написать о том, как они за лето нашли работу. Также парочка моих одноклассников написали про свои летние работы. В газете была также статья про награды, которые студенты получили после окончания 2го курса. Все эти материалы должны были вдохновить студентов к более прилежной учебе и показать те перспективы, которые открываются перед ними в будущем.

Директора нашего клуба выступили перед новыми студентами с презентацией. Мы старались донесли до них основные 4 цели клуба и с первых дней вовлечь их в деятельность клуба.



Что значит быть в команде клуба

Команда лидеров любого клуба обычно встречается периодически и обсуждает планы клуба на будущее, его проблемы и старается решить общие вопросы. Это похоже на периодические встречи в любой компании, когда люди вместе работают над определенным проектом.

Для нас тогда этим проектом был APICS BCIT, который мы хотели сделать лучше. Мы также хотели помочь друг другу научиться на этом опыте и помочь нашим одноклассникам стать лучше, дать им больше возможностей для получения знаний, стать более уверенными в себе после окончания учебы.

Мы встречались практически каждую неделю утром перед началом занятий в школе и обсуждали, какие мероприятия нам нужно проводить, сколько студентов присоединилось к клубу, кто напишет новую статью о недавней профессиональной встрече, кто организовывает следующий тур по предприятию... Мы также решили ввести систему поощрения студентов и каждый месяц объявляли имя студента, который отличился проявлением инициативы, который чем-то помог всем остальным. Это была отличная идея и она позволила нам отмечать людей.

Моя непосредственная работа заключалась в том, что мне нужно было постоянно вдохновлять ребят на то, чтобы они писали статьи для нашего сайта и газеты. Нам нужно было, чтобы они делились своим опытом и рассказывали другим, что они почерпнули с последнего тура по заводу. Я также просила ребят делится своими знаниями и мы создали целый раздел на сайте с вопросами и ответами. Мне нужно было постоянно обновлять сайт и собирать материалы для газеты и выпускать эти газеты периодически. После каждого выпущенного материала я благодарила автора и часто связывалась с теми людьми, о ком был написан материал, чтобы информировать их о том, что мы пишем о них на сайте и в газете. Иногда надо было согласовать материалы. В целом, людям было очень приятно это видеть. Я также всем студентам пыталась объяснить, что они уже сейчас создают связи с компаниями и профессионалами, о которых они пишут, и также создают свое портфолио. Мы с гордостью могли заявить, что все наши материалы на сайте и в газете были полностью написаны нашими студентами не из под палки, а из-за их желания поделиться своим опытом с другими и рассказать о пользе нашего клуба.

Наши газеты стали раздаваться на дне открытых дверей в BCIT, где преподаватели и студенты рассказывали о нашей программе - ведь это был отличный ресурс для будущих студентов. Президент нашего клуба постоянно разносил наши газеты руководству бизнес школы BCIT, и уже вскоре про наш клуб и его деятельность узнали многие.


Что это работа, дополнительные обязанности или отличная возможность?


В определенный момент мне стало казаться, что для меня опыт работы в моей команде APICS BCIT стал важнее, чем все предметы, которые мы проходили в школе тогда. Учебы было очень много, и было очень много работы в клубе. И очень часто мои приоритеты были на стороне APICS BCIT. Но я никогда не воспринимала этот опыт как дополнительную работу, а скорее как отличную возможность.

Этот клуб и все что с ним связано дало мне уникальную возможность научиться очень многому.    Это была как игра в настоящую компанию, где ты играл важную роль. Успех этой компании отражался на успехе всех ее клиентов - наших студентов.

Все наши утренние встречи напоминали мне реальные встречи директоров, которые должны были составить повестку дня и обсудить все важные вопросы, составить план к действию до следующей встречи и прийти на нее уже с решениями.

У всех членов нашей комады была также уникальная возможность и предлог для общения с местными профессионалами и возможность заявлять о себе. Они начали с большим уважением относится к нашей команде. Мы заметили это уважение также и от наших преподавателей и от руководства бизнес школы.

В ноябре 2010 мы выпустили газету на тему Networking (построение связей и знакомств), которая подчеркивала важность посещения различных профессиональных встреч и построения сети знакомств. В январе 2011 наша новая газета на тему Leadership (лидерства) была полностью посвящена поиску новых лидеров для нашего клуба.

Когда мы снова выступили с речами перед первокурсниками в январе, то мы говорили не о работах, которые они возьмут на себя, а об отличных возможностях, которые откроются перед ними. Воспринимайте это как отличную возможность и вы не пожалеете об этом опыте!

Когда пришло время выступать мне, я начала свою речь с того, что попросила ребят, которые хотят в будущем стать менеджерами проектов, поднять руку. Несколько ребят подняли руку, я продолжила... Теперь посмотрите, что значит выпустить газету... Это как провести проект от и до... В этом проекте принимает участие очень много людей. На пример, в этом проекте участвовало 12 студентов! И я подняла над головой свою последнюю газету. У менеджера проектов, и у директора по связью с общественностью, очень важная задача - проконтролировать все материалы и составить газету во время. Если вы хотите научится этому еще в школе, воспользуйтесь этой уникальной возможностью. Она вас научит многому!



Успехи клуба

Ниже я приведу примерный перевод статьи, написанной президентом нашего клуба для нашей заключительной газеты на тему Career Building (построение карьеры)

Какой замечательный год был у нас с APICS BCIT! Мы поставили 4 амбициозные цели и мы их все перевыполнили.
  • Цель 1. Создать сайт... www.apics-bcit.ca (com) - это, действительно, сайт высшего класса, который используется студентами нашей программы и он помог нам донести много информации.
  • Цель 2. Организовать 4 тура по предприятиям... Зачем останавливаться на 4, как на счет 7?! Нам удалось посетить такие замечательные компании как пивоварню Molson’s, отель Coast Coal Harbour, предприятие OCE Display Graphics, склад London Drugs, и Grand & Toy, которые делают то, что они умеют делать лучше всех. У нас еще впереди тур в медицинский центр Virginia Mason и Boeing в Сиэтле. Эти туры дали очень много нашим студентам и были отличным дополнением к их опыту в BCIT.
  • Цель 3. Выпустить 4 газеты... Опять же мы перевыполнили наш план и мы создали 5 газет на разные темы. Эти газеты информировали о нашем клубе и о наших всех мероприятиях в течение года. И наша газета привлекла внимание людей даже из Лондона, Онтарио.
  • Цель 4. Организовать заключительное мероприятие... Я говорил про наше мероприятие  с администратором BCIT недавно. Он был так горд за весь тот тяжелый труд, который студенты вкладывают в это мероприятие. Он сказал, что мы должны очень гордиться этим, так как это мероприятие организовывается только студентами и послужит на пользу всем тем, кто вовлечен в него. На него собирается прийти более 200 человек, и это превзошло все наши ожидания. Отличная работа! И спасибо всем, кто принимает в этом участие!
Кроме достижений, упомянутых выше, также:
  • мы провели встречу Женщины в Операционном Менеджменте, которая имела большой успех
  • наши студенты были на всех профессиональных встречах двух наших местных родственных профессиональных клубах APICS 
  • наши студенты представляли наш клуб на национальной и международной конференции APICS в этом году
  • мы также провели много семинаров на такие темы как создание сети знакомств, умение управлять своим временем и обмен знаниями о новых технологиях, помогающих в работе
  • и, наконец, мы УТРОИЛИ число членов нашего клуба!
Я также хотел бы сообщить, что мы заметили улучшение взаимоотношений между студентами первого и второго курсов нашей программы. Это послужило всем на пользу во многих направлениях.

8 апреля у нас были выборы новой команды клуба APICS BCIT 2011/2012. У этой новой группы ребят есть отличный потенциал. Их упорная работа позволит студентам получить максимальную выгоду от их времени, проведенного в BCIT и еще лучше подготовит их к будущей работе.

Я также хотел бы поблагодарить директоров клуба APICS BCIT 2010/2011. Вы все должны быть невероятно горды за результаты, которые нам удалось достичь за последний год, благодаря вашей упорной работе и самоотверженности. Ваши лидерские качества и инициатива позволила положить отличное основание нашего клуба для будущего.

Для новой команды: я знаю, что вы скоро увидите потрясающие возможности и пользу от участия в клубе, как увидели их мы. Те сложности, которые вам придеться преодолеть и те знания, которые вы получите в следующем году через участие в клубе невероятно ценны для вашей будущей карьеры! 

Спасибо огромное всем, кто помог сделать этот год невероятно успешным для APICS BCIT!




Чтобы предать мои обязанности, нам пришлось создать еще одну позицию в клубе. Я тренировала обоих моих последователей и была жутко горда тем фактом, что новый директор по связью с общественностью выпустила свою первую газету в мае 2011. Эта газета была с переработанным дизайном и выглядела еще лучше прежней! Также, уже трое наших первокурсников собирались ехать на международную конференцию APICS в следующем году! Благодаря APICS я сама побывала на двух конференциях в Лондоне, Онтарио и Лас Вегасе.


Заключение - и все же это возможности!

Когда начала кипеть работа по организации нашего заключительного мероприятия 13го апреля 2011 года, я не верила своим глазам... 30 студентов с первого и второго курса нашей программы работали вместе над этим гигантским проектом! Мы все разделились на подгруппы, ответственные за разные задачи, у каждой подгруппы был свой лидер и своя команда. Я работала в командах с ребятами с тремя такими подгруппами. Этот проект уже встал за рамки APICS BCIT, так как один из наших преподавателей, Ричард, также стал продвигать эту идею в бизнес школе, и бизнес школа решила даже спонсировать это мероприятие и оплатить расходы на печать плакатов, расходные материалы и аренду помещения. Ричард также постоянно помогал нам советами и приходил на наши встречи по организации этого мероприятия. Я знаю, что он всегда был нашей поддержкой и также еще одной движущей силой. Его отдача была нами вознаграждена.

Факт остается фактом - ребята с нашей программы в итоге были достаточно вовлечены и заражены идеей мероприятия для того, чтобы самостоятельно его организовать и провести! Я очень горда нашими ребятами. В моих глазах это мероприятие было вершиной успеха, который нам всем удалось достичь!

Кроме того, многие мои одноклассники получили награды после окончания школы. Наши преподаватели сказали, что такого класса давно не было.  Многие из нас, действительно, были горды за нашу программу, видели невероятную пользу от нашего обучения, связь его с нашей будущей профессией. Мы как-то все также старались тянуться друг за другом. Я хочу сказать, что мне невероятно повезло с моей командой APICS BCIT и с моими одноклассниками!

Студенческий клуб APICS BCIT 2010-2011. 13 апреля, 2011


Почему я считаю, что этот опыт, да и любой опыт участия в деятельности студенческого клуба или профессиональной организации - это не лишние обязанности, а скорее отличная возможность?

Я приведу пример одной своей знакомой, которая закончив BCIT, сейчас работает на правительство Британской Колумбии. Это ее первая работа после института. Как ей это удалось? На интервью она рассказала, что когда она училась в BCIT она состояла в студенческой организации и также про все то, что ей пришлось делать пока она там была. У нее была отличная возможность указать этот опыт и выиграть у других кандидатов.

Я также использую свой опыт клуба APICS BCIT и когда я о нем рассказываю, обычно у работодателей широко открываются глаза. Этот опыт, который мне предоставил APICS BCIT. Такой опыт нельзя получить на самой первой работе после института. Обычно такой опыт получить от работодателя получается не раньше, чем через много лет работы с ним.

Мне также удалось создать очень хорошие контакты. Я даже встретилась этим летом в Бостоне с некоторыми важными людьми, с которыми я еще познакомилась на нашем заключительном мероприятии в апреле. Мои первый проект по возвращению из Бостона был напрямую связан с моей деятельностью в клубе. Тот проект, на котором я работаю сейчас, опять же - с ребятами, которые пришли на наше заключительное мероприятие, где они хотели разглядеть будущих выпускников... Я вижу, как все это связано между собой. 

APICS BCIT навсегда останется в моей памяти как самое лучшее, что у меня было за время учебы в  BCIT!

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Сейчас я работаю с другой профессиональной организацией и уже тоже вижу огромную пользу в этом и открывающиеся возможности. Но об этом уже позже... Я заканчиваю эту заметку. 

Я надеюсь ею вдохновить многих людей присоединиться к какому-нибудь клубу, профессиональной организации и принимать активное участие в ее развитии! Я гарантирую, что если вы не будете думать об этом опыте как о бесплатной работе и дополнительных обязанностях, а начнете воспринимать это как отличную возможность, очень скоро вы увидите результаты. И также, как и я, вы будете видеть,  как это все связно между собой! Наше отношение меняет наше окружение!

И также, как всегда, желаю всем хорошего настроения!

Monday, November 21, 2011

Последние новости 2


Есть жизнь после BCIT! :) И она хорошая. На днях получила еще одну небольшую награду :)

Две-три заметки из списка ниже обязательно напишу в декабре после своего профессионального экзамена. Приходится готовится уже одной. Надя сошла с дистанции, так как очень непростая подготовка, и ей в роли Операционного Менеджера приходится много чего успевать делать на новой работе.

Коротко про поиск работы, так как многие уже спрашивают. Те кто пересекался со мной в городе и на разных встречах, уже частично в курсе:
  • Закончила свою часть работы над потрясающим проектом по будущей серьезной провинциальной инициативе в сфере образования
  • Начинаю работу над проектом с одной известнейшей в Ванкувере государственной корпорацией. Это будет работа в команде с двумя другими выпускниками нашей же программы, которые туда попали еще через выпускные проекты в BCIT 4 года назад. По уровню проект не ниже моего серьезного летнего проекта в Бостоне и включает работу с высшим руководством, с которым я уже пересеклась на профессиональной встрече месяц назад
  • Отказалась от двух других предложений. Буду работать на хороших проектах, пока не устроюсь на классную постоянную работу. 
  • Пока что наладила контакты и встретилась уже с несколькими людьми из отделов кадров серьезных местных организаций и всем очень понравилась! :) Встречаюсь уже с их контактами. Составляю карту нетворкинга по Ванкуверу на Google Maps - выложу и расскажу, как это работает. Это очень интересно и полезно для будущих связей!
Всем хорошего настроения!

Лена.

Saturday, October 22, 2011

Последние новости


Короткой строкой сообщаю:
  • я работаю
  • а также я работаю над тем, чтобы работать там, где я очень хочу работать
  • вырисовываются также другие интересные возможности
  • хожу на свои любимые профессиональные встречи, заскакиваю в BCIT и в клуб Тоустмастерс
  • организовываем с моей одноклассницей Надей ежемесячные встречи для профессиональной организации ASQ (American Society for Quality - Американское Сообщество по Качеству) - очень интересно!
  • решили с Надей сдать в декабре профессиональный экзамен на Six Sigma Green Belt, надо будет начинать совсем скоро упорно к нему готовиться
Все подробности будут позже!

Список будущих статей к написанию (ака цели или todo list - список задач на будущее):
  • Студенческий клуб APICS BCIT. Поставленные цели и успехи. Какой во всем этом был смысл?
  • Ms Google (мисс Гугл) - как я заслужила эту кличку в BCIT.
  • Как BCIT помогает с работой 2. Моя первая работа на второй день после окончания учебы
  • Выпускной в BCIT. Желание выпускника операционного менеджмента
  • Не прошло и три года.... Три года в Канаде. Подведем итоги.
  • Поиск постоянной работы.
  • Почему я хожу в клуб Тоустмастерс. Моя 10-я речь "Позволь Своему Сердцу Стать Твоим Проводником".
Надеюсь, что тот, кто ждет этих статей, тот дождется :) Я не могу указать сроки выпуска этих заметок, но я гарантирую, что они все будут написаны и это будет интересно :)

Лена.

Thursday, September 08, 2011

Реальные проекты в BCIT. Часть 3. Весенний проект в здравоохранении


Свой весенний проект по улучшению процессов нужно было выбрать и организовать еще в январе, так как уже в зимнем семестре студенты должны были сделать небольшой ознакомительный проект в этой же организации. Этот проект был для зимнего курса Управление Изменениями (Change Management). Нужно было провести первые интервью в компании и понять, на сколько компания готова к изменениям, реально ли их будет внедрить и потом сохранить. Так как любой проект по улучшению процессов включает набор рекомендаций и план по улучшению процессов в организации и, разумеется, требует каких-то изменений, то данные предварительный анализ помогает подготовиться к предстоящим сложностям.

Я помню, что я была только рада от мысли, что можно будет раньше начать работать с нашей организацией и уже потихоньку начать думать над их проблемами, и как им можно будет помочь.

Более того, другой преподаватель по предмету Математические Модели Для Принятия Решений (Math Models For Decision Making) всячески вдохновлял нас на то, чтобы мы и его проект той зимой делали на примере своей же компании. Для того проекта нужно было разработать компьютерную модель реального процесса с помощью программного пакета Simul8, который мы изучали. Я и тут решила смоделировать один из процессов в кардиологическом отделении больницы, в которой мы должны были начать работу весной. С помощью этой модели, я хотела заранее понять, что сдерживает данный процесс - нехватка оборудования или нехватка времени у медицинского персонала.

Чтобы собрать первоначальную информацию для этих двух зимних проектов, нам с Эрикой пришлось 4 раза встретиться заранее с несколькими людьми, с которыми мы должны были начать работать весной.

Из всего выше сказанного, можно понять, что к началу нашего с Эрикой проекта в середине марта у нас уже было хорошее представление о проблеме, с которой мы будем работать, и несколько неплохих идей.

В середине марта у нас начался последний семестр в BCIT, который состоял из 4 курсов по понедельникам и пятницам и главного заключительного проекта в остальные 3 дня недели. Эти дни мы проводили в кардиологическом отделении больницы и в офисе нашей здравоохранительной организации, где находилась ее команда стратегического развития.

В кардиологическом отделении, где мы работали, были разные службы и услуги как для пациентов, находящихся на лечении в больнице, так и для тех больных, кто приходил из дома на обследование. Наш проект был сфокусирован лишь на одной клинике, где пациентам на грудь устанавливался прибор на сутки, который считывал ритм сердца (монитор Холтера). Спустя 24 часа этот прибор возвращался в отделение, где информацию с него считывали и посылали для просмотра доктору кардиологу. После этого этот отчет отправлялся доктору, который заказал это обследование для больного и, разумеется, семейному доктору пациента.

Первоначальные симптомы и проблемы заключались в том, что из-за необходимости предоставлять много различных услуг и постоянно меняющихся смен обслуживающего персонала процесс для каждого пациента начинался одним человеком, продолжался вторым и завершался третьим. Из-за сильно варьирующего спроса каждый работающий в отделении должен был готов включится в процесс и помочь, если потребуется. Передача информации от одного человека к другому была не очень хорошо налажена, отчеты пациентов задерживались у кардиологов, семейные врачи звонили и искали задержанные отчеты, тем самым сбивая и отвлекая медперсонал от их работы. Медперсонал жаловался на большой объем работы, с которым тяжело было справляться, так как вечно что-то отвлекало. Нужна была система, чтобы улучшить этот процесс.

Прежде чем сразу бросаться что-то улучшать, нужно было внимательно изучить процесс, провести беседы с медперсоналом, провести наблюдения и проанализировать, что же больше всего мешает персоналу работать.

По результатам интервью у нас создалось первые впечатления о том, что персонал просто очень часто отвлекают на что-то другое. Из-за прерывания в работе, приходится долго вспоминать, что же там было до этого сделано. Мы пытались найти корневую причину всех проблем с помощью определенных инструментов, которые мы изучили во время обучения, но быстро поняли, что причин тут может быть много. Так мы решили, что мы проведем наблюдения за персоналом и поглядим, что же отвлекает их от работы чаще всего. Для этого был разработан план сбора данных на две недели наблюдений и лист с графами, куда эти все данные будут собираться.

Две недели подряд мы просто наблюдали за людьми, работающими в кардиологическом отделении. Так как в процессе всегда участвовало два человека, то нам с Эрикой нужно было наблюдать за разными людьми в разных комнатах. Было здорово, что они не воспринимали это как то, что мы проверяем их работу. Каждый говорил, что в отделении уж точно нужно что-то улучшать. Самое замечательное состояло в том, что пока мы смотрели за процессом, мы задавали им разные глупые вопросы. Эти вопросы заставляли медперсонал задуматься о том, а почему они делают некоторые вещи именно так, а не иначе. За это время у нас сложились классные отношения с теми людьми. И самое большое достижение состояло в том, что в первые три недели нашей работы медперсонал сам принял решение о некоторых изменениях в процессе. На это их сподвигли наши первоначальные беседы и открытия.

Все собранные данные в процессе наблюдений нужно было вбить в эксель и потом проанализировать. Нам удалось замерить продолжительность каждого шага в процессе, частоту и продолжительность остановок работы из-за каких-то проблем, занятость персонала во время рабочего дня, частоту и продолжительность использования оборудования. Мы собрали интересную информацию о том, сколько дней в среднем уходит от теста до получения доктором финального отчета. Нам также удалось раздобыть исторические данные по количеству обследований, проведенных в этом отделении за последние три года и убедится в том, что спрос продолжает стабильно расти, а количество персонала примерно находится на том же уровне. Довольно важный результат анализа указал на основные 4 причины, из-за которых работа прерывалась чаще всего и на более продолжительное время. Они составляли примерно 80% из всех наблюдений, и как раз-таки, имело смысл бороться именно с этими проблемами. Мы прикинули, что если бы этих остановок работы не было за эти две недели наблюдений, то можно было бы 1 человеку вообще не выходить на работу в 1 день, и тогда вся та же работа была бы сделана все равно.

Я уже писала в предыдущей заметке, что опыт реальных проектов также учит ребят работать вместе. В этот раз можно было выбрать партнера для своего финального проекта, и каждый выбирал того, с кем ему было бы просто работать. Каждый уже хорошо знал, с кем бы хотел работать. Нас оставалось всего 55% от начального класса (к сожалению, один мой партнер по весеннему проекту тоже не смог справиться и был отчислен из последнего семестра). Все кто не хотел или не мог работать, отвалился. А все, кто выдержал и сумел приложить усилия, остались. Казалось бы, какие могут быть проблемы с партнерами в данном случае?

Мы с Эрикой были классной командой, так как мы отлично находили язык между собой, всегда друг друга поддерживали и просто были похожи в том, что радовались жизни каждый день! Но! Между нами была огромная разница. И она была не только в возрасте - эту разницу мы даже не чувствовали. К последнему семестру нашей программы Эрика поняла, что Операционный Менеджмент - это не для нее, что она хочет работать в другой области, что от аналитического анализа у нее просто болит голова, и ей это совсем неинтересно. Поэтому в нашей команде изначально были расставлены все точки над "И" - я веду наш главный проект, а она лишь помогает и также больше работает над остальными небольшими командными проектами по другим 4м предметам.

Работы по проекту было очень много и особенно тяжело было  в сжатые сроки провести тот огромный анализ, о котором я писала выше. Я очень сильно устала, работая над всем этим практически одна. Но даже не это пугало больше всего. Так как Эрике было это совсем не интересно, мой анализ, расчеты и идеи не поддавались проверке, критике или сомнению, а это было совсем нездорово для итоговых результатов и качества проекта.

Из-за этого нам даже пришлось в самом конце переписывать часть отчета и немного переделывать презентацию, так как наш клиент выявил довольно глупую и простую ошибку в моих расчетах. Когда один человек делает одну и ту же работу очень долго, то часто его глаз замыливается и очевидное более не бросается в глаза. Очень здорово иметь партнера, который бы просматривал работу для подстраховки. Вот такого парнтера у меня в этом проекте, к сожалению, не  было. Тем не менее, мне очень понравилось работать с Эрикой, так как нам просто всегда было легко и хорошо вместе.

В конце проекта Эрика и я должны были придумать несколько альтернативных решений, которые помогли бы медперсоналу работать более слаженно и более не прерываться на выявленные в ходе наблюдений проблемы. Потом все эти варианты сравнивались по нескольким критериям, таким как стоимость и продолжительность внедрения каждого решения, изменение скорости работы, время, требуемое на обучение персонала и пр. Лучший вариант выигрывал по суммарным очкам по всем этим рассматриваемым критериям.

Два варианта были так или иначе связаны с более продуманной компьютерной базой данной. Тот вариант, который оказался выигрышным был самым элементарным, дешевым и быстрым в плане внедрения. Самый же большой его плюс состоял в том, что медперсоналу, у которого никогда не было времени даже подойти к компьютеру, теперь не было в этом срочной необходимости.

Наше финальное решение состояло из двух важных нововведениях - разработанного нами отслеживающего контрольного листа и визуальной отслеживающей системы. Звучит немного запутанно, но на самом деле, все элементарно просто. На каждого пациента заводится контрольный лист с перечнем контрольных шагов. Этот лист печатается на обратной стороне уже имеющегося важного обязательного документа, который заводится на каждого нового пациента. Поэтому новой бумаги в процессе от этого не прибавляется. Визуальная отслеживающая система - это не что иначе, как набор нескольких настенных лотков для бумаги. Эти лотки расположены один за другим и символизируют простейшие стадии процесса, который мы изучали. Идея проста до невозможного - как только документы пациента переходят от одной стадии процесса к другой, его отслеживающий контрольный лист переносится из одного лотка в следующий. Эта система также подразумевает разные лотки для каждой единицы оборудования, поэтому если в данном лотке находится контрольный лист, это значит, что данный прибор сейчас находится на пациенте. Количество пустых лотков отображает количество свободных приборов для новых пациентов.

Эту систему мы назвали визуальной или наглядной, потому что беглый взгляд любого человека, работающего в кардиологии мог бы легко определить с самого утра сколько пациентов сегодня вернется для снятия прибора, сколько свободных приборов для новых пациентов, сколько отчетов находится у кардиологов и как давно они там. Контрольные листы с кучей галочек и самой важной информацией по каждому пациенту легко дают понять любому, кто приступает к работе на следующий день, что происходило с документами по каждому пациенту еще вчера или несколько дней назад. Эта система была создана для того, чтобы улучить общение между персоналом, который работает в разные смены и передает документы пациентов друг от друга. Кроме всего выше сказанного мы с Эрикой еще составили огромный список более мелких рекомендаций.

Финальный отчет и презентацию мы делали в конце мая. Нам пришлось ее делать для команды стратегического развития данной здравоохранительной организации. Мы, конечно же, очень и очень боялись, так как в данном случае те ребята, знали про все методы улучшения процессов на много лучше, чем мы. Поэтому, чтобы немного разрядить обстановку, мы начали презентацию с небольшой шутки.

Я сказала, что, когда мы с Эрикой узнали, что будем делать финальную презентацию перед ними, то мы стали очень волноваться. А Эрика продолжила словами: "… поэтому, если с нами что-то случится за время этой презентации, то вот наши карточки медицинского обслуживания…" И мы одновременно достали из-за спины наши карточки и положили их перед ними на стол. Они все рассмеялись.

Мы с Эрикой также одели под костюмные пиджаки футболки нашей программы Операционного Менеджмента с надписью "Kaizan. Continuous Improvement" (подход к организации производства, заключающийся в пошаговом улучшении качества). В конце презентации народ также улыбнулся, когда мы объяснили, что это за футболки и почему они были на нас в тот день. Презентация прошла очень успешно, и наш клиент даже написал нам восторженные слова после ее окончания. Нам пообещали, что информация будет передана руководителю кардиологического отделения, который будет предпринимать последующие шаги. Я собираюсь встретиться с ними после лета и помочь с реализацией, если им нужна будет помощь.

В данном проекте мне удалось получить очень хороший опыт во многом благодаря тому, что нашу команду курировал не только один из моих любимых преподавателей, но также и представитель команды стратегического развития той здравоохранительной организации. У этого человека были очень высокие к нам требования и ожидания. Эти ожидания и требования заставляли нас работать довольно много и на высоком профессиональном уровне. Эрика очень не любила встречи с этим человеком, на которых, можно сказать, нам выносили мозг, так как в довольно требовательном тоне заставляли думать и отвечать на всякие каверзные вопросы. Тем не менее, этот человек был для нас своего рода учителем и наставником. Он научил меня некоторым вещам, которым нас не учили в школе. Было очень тяжело получить слова одобрения или похвалы от этого человека, так как его требования часто были очень высоки. Я очень благодарна этому человеку за его время и отдачу, я видела, что он хотел также воспитать нас во время проекта. Я очень рада, что мне пришлось пройти через этот непростой опыт, так как только конструктивная критика помогает улучшаться и расти дальше.

Thursday, September 01, 2011

Реальные проекты в BCIT. Часть 2. Транформация здравоохранения! Туда ли бросить силы?


Далекой осенью 2010 года, когда студенты вернулись с летних каникул, наши преподаватели собрали нас в одном классе. Я об этой встрече писала очень подробно в сентябре 2010 года. То, что я помню до сих пор очень хорошо с этой встречи, так это фразу нашего преподавателя. Она была о том, что если кто-то из студентов очень хочет попасть работать в определенную компанию или область и договорится с компанией о выпускном весеннем проекте, то он может делать именно этот проект (подробнее читать 8 сентября 2010. Второй курс в BCIT. Операционный Менеджмент. Эйфория не спадает!)

Я тогда была очень вдохновлена этой возможностью, и я даже не сомневалась, что я смогу организовать проект, который мне захочется. Было одно но - тогда еще не было четкого решения и понимания, где я хочу быть. Но часы начали тикать и нужно было принимать это решение поскорее...

При поступлении в BCIT у меня было большое желание работать с внедрением информационных систем (EPR - Enterprise Resource Systems). В процессе обучения сформировалось четкое понимание, что это желание было лишь потому, что мне нравилось оптимизировать и улучшать работу для людей с помощью компьютерных технологий. В основе же этого было лишь желание помочь и научить людей быть более продуктивными. Пообщавшись со своим наставником, который работает консультантом по установке подобных систем, я поняла, что работа эта, действительно, очень интересная, но часто требует командировок в другие города. Эта перспектива не очень сильно привлекала.

egovasia.enterpriseinnovation.net
С другой стороны я посетила две конференции в прошлом году и множество профессиональных встреч, где я слышала о трудностях, которые сейчас существуют в канадском здравоохранении. Эти презентации делали лидеры местных здравоохранительных организаций, которые могли потрясающе донести информацию и вдохновить присутствующих. Когда мы были с Надей на конференции в Лас Вегасе в прошлом году, то она мне призналась, что ей хотелось бы работать в здравоохранении, так как ее мама часто бывает в больницах и она видит, что там есть что улучшать. Все эти потоки информации с нескольких сторон зародили в моей голове неуверенную мысль о том, что может быть, здравоохранение - это как раз та область, куда нужно бросить свои силы?

В конце ноября 2010 года, когда мы с одноклассниками в пятницу пошли в бар посидеть и расслабится после очередной тяжелой недели, мы начали общаться на тему того, кто куда хочет податься после окончания института (здесь об этом писала с фотографией). У нас у всех были разные идеи и мы красочно пытались представить разные варианты. И тут, вдруг, мои два одноклассника в один голос мне говорят, что мне нужно идти работать в здравоохранение, так как там я буду работать с такими же образованными людьми, и там существует большая потребность в установке разных информационных систем. Я им призналась, что я уже тоже думала об этом, так как там к тому же сейчас возникает потребность в людях, кто мог бы улучшать процессы и качество услуг. "Трансформация здравоохранения" звучало как непосильная задача, но тем более она была интереснее для меня. К тому же очень сильно вдохновлял тот факт, что в данном случае оптимизирование и помощь людям будет выражаться в большем количестве спасенных жизней и помощи обществу в целом. Итак, было решено, что нужно бросать силы туда!

Я тут же отправилась к своему преподавателю и попросила у него контакты всех здравоохранительных организаций, которые у него были. Проект надо было найти до начала января, поэтому как только у нас начались каникулы в декабре, и напряг немного спал, я стала звонить по этим контактам и договариваться о весеннем проекте. Мне хотелось поработать в здравоохранении и понять для себя, хочу ли я вообще там работать. Это был прекрасный шанс это проверить и также получить необходимый опыт.

Также к середине февраля нужно было уже четко определится с летним проектом, который могла спонсировать организация, которая дала мне награду прошлым летом. Для того, чтобы воспользоваться этой классной возможностью, нужно было подготовить большую тучу документов, убедить организацию, что этот проект внесет большой вклад в общество и в твое саморазвитие. Но прежде всего - нужно было вообще-то найти этот самый проект самому в другом городе и/или другой стране. Это те сложности, через которые нужно было пройти, так как смысл был в том, что это все должно развить личность.

Так как решение попробовать бросить силы в здравоохранение было принято, опять же, в зимние каникулы было потрачено прилично усилий на то, чтобы найти летний проект. Проблема состояла в том, что в это время, в декабре, все уже находились в режиме празднования новогодних праздников, и никто не отвечал ни на какие письма практически до середины января. Времени оставалось мало, и оптимизма это не прибавляло. Я долго ругала себя за то, что я не начала все это делать раньше. Я старалась себя простить, так как тот семестр был очень тяжелый и мне приходилось ведь еще много всего делать для своего студенческого клуба. Я решила, что нужно перестать переживать и забросила несколько объявлений на тематические группы в профессиональной сети Linkedin. И это, в итоге, и сработало. Со мной связался директор центра трансформации здравоохранения из Бостона, который уверил, что у него полно контактов c местными здравоохранительными организациями, и что он без проблем найдет мне какой-нибудь проект на лето.

Итак, к концу декабря все удочки были заброшены, и нужно было лишь немного подождать. Я помню, как в новый год, у меня на душе было неспокойно, так как я четко еще не знала, получится ли все это. В самом начале зимнего семестра я помню, как я на перемене влетела в офис к моему преподавателю, который отвечал за финальные официальные договоренности с партнерскими организациями. Он увидел мой тревожный взгляд и уже знал, почему я пришла. Он мне сказал, что он получил все подтверждающие документы, и что я точно буду работать весной на проекте в здравоохранительной организации, с которой я договаривалась по телефону в декабре. Услышав это, я помню, что я чуть ли не подпрыгнула от всех переполнявших меня тогда эмоций и на крыльях радости понеслась в класс, чтобы сообщить эту классную новость Эрике, с которой мы решили вместе делать проект весной.

Так случилось, что еще в декабре я нашла еще одну производственную компанию, в которой у меня работал знакомый. Эта компания, хотела внедрять компьютерную систему управления ERP, и им нужны были студенты в помощь. Этот проект мы держали, как запасной вариант, но мы обе очень хотели, чтобы у нас получилось работать именно со здравоохранительной организацией.

И это у нас получилось! Я старалась приложить все усилия, чтобы это свершилось. Ведь как вы помните, я не верю в удачу!

Но возможно Сашка был прав, когда сказал, что "зато удача верит в меня и что она меня ищет!" ":-)

ЗЫ: ждите продолжение темы трансформации здравоохранение в следующих сериях.

Tuesday, August 30, 2011

Объяснительная


http://www.zveryshki.ru/
Когда я уезжала в Бостон в начале июля, я думала - ну вот, наконец-то, у меня будет полно времени на себя и на те занятия, которые я люблю делать, на которые раньше было сложно найти время...

Не тут-то было... Я, похоже, решила здесь объять необъятное и ко всему прочему познакомилась со многими замечательными людьми.

По моим фотографиям из Бостона можно сказать, что я здесь много отдыхаю, но это не совсем так. Я не фотографирую другую сторону своей жизни, которая занимает, как раз-таки на много больше времени. Наверное, многие уже поняли, что я обычно много работаю. Многое, связанное с работой не может быть разглашено на веб блоге, но я напишу позже в общих словах о том, какой потрясающий опыт мне удалось получить здесь в Бостоне. Работы было очень много этим летом. Для того, чтобы сохранять баланс, я ходила в бассейн и спорт зал дважды в неделю и все выходные старалась проводить время с замечательными людьми, с которыми придется скоро расстаться здесь.

Все проекты наконец-то закончены. У меня накопилось очень много новостей, но и в последние 3 дня в Бостоне будет происходить слишком много событий. Иногда мне самой тяжело поверить во все стечения обстоятельств, которые иногда происходят со мной...

Помню, как сейчас. В субботу, 2-го июля, Сашка посадил меня на самолет в Сиэтле и мы попрощались до конца лета. До встречи в Нью-Йорке в сентябре!

Я планирую написать мою следующую заметку в автобусе по пути из Бостона в Нью-Йорк в конце этой недели. Будем надеяться, что я не отключусь от усталости и там будет достаточно места, чтобы печатать с ноутбука! 

Thursday, July 21, 2011

Фото лента из Бостона

Я не знаю, когда я доберусь до написания заметок из Бостона, так как тут слишком много всего происходит, поэтому пока что выкладываю ссылку на фото альбом с комментариями.


3 июля. В Бостоне в первую неделю приезда погода очень знойная. Температура за 30. Жарко и душно. Покрываешься потом. Климат похож на питерский. Знаменательный перекресток найденный в первый день пребывания в Бостоне - есть только одна дорога - на Ванкувер :)



PS: следующие заметки будут все еще про проекты в BCIT и выпускной.